بنام خدا

با سلام

يكي از اولين گامها در فرايند اجراي هر پروژه اي ، برنامه ريزي پروژه (Project Planning) مي باشد ما در يك سري مقالات سعي خواهيم نمود الگويي را براي مستند برنامه كاري پروژ ه هاي (Project Plan Document) نرم افزاري معرفي نماييم بديهي است الگوي ارائه شده در اينجا ، حاصل مطالعات و تجارب اينجانب بوده و حتي مي توان با توجه به حجم پروژه آيتمهايي را به آن اضافه و يا از آن حذف نمود.

بنابراين بهتر است ابتدا با توجه به گستردگي ، حساسيت و ساير مشخصات پروژه اي كه قصد انجام آن را داريد موضوعات مهم را تشخيص و برنامه ريزي پروژه را با محوريت اين موضوعات صورت دهيد.

 

در ادامه قسمت اول مي خواهيم هر يك از مواردي كه در يك برنامه كاري پروژه ي نمونه آورده مي شود را با ذكر مثال توضيح دهيم

 

1. مقدمه : در ابتدا مقدمه اي در خصوص اهداف و مشخصات مستند آورده مي شود تا مطالعه كننده ، ذهنيت درستي از محتويات مستند داشته باشد.

 

مثال :

1.  مقدمه :

هدف اصلي از اين مستند ارائه اطلاعاتي در خصوص پروژه سيستم مديريت توليد شامل مستندات ، زمانبنديها ، ريسك ها ، فرضيات ، تخمين هاي ، وابستگيها ، تيم پروژه و مديريت تغييرات مي باشد.

اين برنامه شامل موارد ذيل مي باشد

·        شرح مختصري در مورد سيستم مديريت توليد

·        تعيين زمانبندي و فعاليتهايي كه صورت خواهد گرفت

·        تعيين منابع مورد نياز

·        تعيين اصول كلي در راستاي پيگيري و كنترلهاي مديريتي

اين مستند بسته به نياز ممكن است در هر يك ا ز فازهاي توسعه پروژه كه در ذيل آمده ، بروز آوري گردد(به قسمت مراحل پروژه در همين مستند مراجعه شود كه شامل زمانبندي مراحل مي باشد)

·        تعيين نيازمنديها

·        طراحي عملياتي

·        طراحي سيستمي

·        ساخت و برنامه نويسي

·        تستهاي پذيرش سيستم

·        نصب و راه اندازي

 

1.1. وضعيت فعلي : وضعيت فعلي شركت در محدوده پروژه اي كه قرار است انجام شود در اين قسمت مي آيد كه مي تواند شامل نرم افزار هاي موجود ، پروژه هاي در حال انجام و يا تعليق ، تجهيزات سخت افزاري موجود ، وضعيت نيروي انساني مرتبط و مدارك و دانش مرتبط با محدوده پروژه باشد.

 

مثال از وضعيت فعلي :

1.1     وضعيت فعلي :

سيستم هاي مكانيزه مرتبط با توليد : در حال حاضر ، واحدهاي سازماني مختلف درگير در پروسه توليد به استثناي واحد تعمير و نگهداري از سيستم هاي نرم افزاري استفاده نمي نمايند و در تعدادي از واحدها نرم افزارهاي مجموعه آفيس به عنوان پشتيبان عمليات بكار مي رود با توجه به دخيل بودن واحدهاي مختلف سازماني در امر توليد و گسترده بودن زنجيره تامين محصول از درخواست تا تحويل محصول به مشتري ، اطلاعات مختلف مورد نياز بصورت كاغذي يا در غالب فايلهاي ورد ، اكسل و ... در كل مجموعه پراكنده بوده و عملا امكان بهره برداري مناسب از اين اطلاعات ممكن نمي باشد.

يكي ديگر از مشكلات موجود نگهداري سوابق مستندات و ويرايشهاي مرتبط با اسناد فني توليد و همچنين نگهداري اطلاعات مرتبط با ردگيري محصول در بين كارگاها ، ايستگاه ها و آزمايشگاهها مي باشد بنحوي كه در هر زمان تعيين وضعيت فعلي توليد و مستندات آن را  بسيار دشوار مي سازد.

لازم به ذكر است در حال حاضر حجم توليد شركت محدود بوده و مشكلات ناشي از عدم وجود سيستم مكانيزه كمتر به چشم آمده است ولي طبق برنامه ريزي صورت گرفته در خصوص توليد در يك سال آينده و افزايش تدريجي حجم توليد و افزايش تنوع محصولات و بالطبع افزايش مستندات مرتبط با هر يك ، نياز به تهيه و راه اندازي سيستم مكانيزه توليد اجتناب ناپذير بوده و عدم تحقق به موقع و بهينه آن يكي از ريسكهاي مهم تجاري محسوب شده كه مي تواند پروسه توليد و زمانبندي و برنامه ريزي هاي صورت گرفته را تحت شعاع قرار دهد.

ساير سيستمهاي مكانيزه : در راستاي استقرار سيستمهاي يكپارچه نرم افزارهاي حوزه مالي ، اداري و بازرگاني بصورت بسته نرم افزاري آماده خريداري گرديده و تا كنون زير سيستمهاي حسابداري مالي ، حقوق و دستمزد ، خريد داخلي ، خارجي ، انبار و كنترل موجودي ، حسابداري انبار ، كارتابل بطور كامل عملياتي و ساير سيستمها در حال راه اندازي  مي باشد و لازم است در طراحي و پياده سازي سيستم مديريت توليد ملاحضات اساسي در راستاي حفظ يكپارچگي با سيستمهاي موجود در نظر گرفته شود.

لازم به ذكر است از حدود دو سال پيش برنامه ريزي تهيه و استقرار كليه سيستمهاي نرم افزاري ضروري در غالب برنامه زمانبندي استقرار سيستم يكپارچه آورده شده است كه به عنوان يكي از عوامل تاثير گذار در تعريف اين پروژه مي باشد.

 


1.2. اهداف پروژه : در اين قسمت اهداف اصلي كه با اجراي پروژه تحقق خواهد يافت آورده مي شود بالطبع قسمت عمده اي از اين اهداف ، نيازهاي اساسي شركت كه منجر به تصميم گيري در خصوص تعريف پروژه گرديده است مي باشد. دقت نماييد در اهداف پروژه نظرات مديران ارشد سازمان اهميت زيادي دارد.

 

مثال از اهداف پروژه :

1.2    اهداف پروژه :

1.2.1        ارائه سیستم مکانیزه با محوریت تولید

1.2.2        تغییر از فرایند دستی به یک فرایند مکانیزه از طریق حذف فرمهای دستی مرتبط با فرایند تولید

1.2.3    یکپارچگی با سیستمهای موجود از طریق ارتباط با سیستمهای نرم افزاری شامل انبار و کنترل موجودی / بازرگانی / کارتابل / تعمیر و نگهداری/منابع انساني

1.2.4    یکسان سازی منابع اطلاعاتی کلیه واحدهای درگیر در فرایند تولید از طریق به حداقل رساندن فایلهای پشتیبان ورد/اکسل /اکسس و ...

1.2.5    مکانیزه نمودن ورود اطلاعات  از طریق بکارگیری تجهیزات بارکد خوان و همچنین نرم افزارها و فایلهای واسط موجود بر روی ایستگاههای کاری

1.2.6        امکان ردیابی کلیه محصولات در تمام مراحل تولید اعم از داخل و خارج شرکت

1.2.7        تشکیل پرونده از کلیه مدارک مورد نیاز برای هر محصول

1.2.8    بهبود شاخصهاي مختلف از جمله کاهش هزینه های سازمان ، افزایش حاشیه سود و كارايي ها از طریق سفارش به موقع و به اندازه مواد/استفاده بهینه از منابع موجود اعم از ماشین آلات ، نیروی انسانی ، مواد و تجهیزات/ارزيابي كارايي

1.2.9        رضایتمندی مشتریان در نتیجه تحویل به موقع محصول که در اثر برنامه ریزی درست میسر می گردد

1.2.10  انتخاب محیط توسعه بطوریکه امکان یکپارپگی با سایر سیستمها و همچنین امکان دسترسی از طریق وب در آینده وجود داشته باشد.

1.2.11    بکارگیری بهینه سیستم مکانیزه از طريق آموزش کاربران نهایی

  

خوب دوستان اينم از اين قسمت – در قسمت هاي بعد در خصوص ساير آيتمهاي فهرست برنامه كاري پروژه توضيحات لازم همراه با يك مثال آورده خواهد شد پس با ما باشيد.

اميدوارم از اين مطالب استفاده كنيد و براتون مفيد باشه لطفا نظرات اصلاحي و تكميلي خودتون رو در قسمت نظرات بگيد

و من ا... التوفيق – مدير سايت